Office 365 Groups – eine Alternative zu SharePoint Team Sites?

Seit nun fast zwei Jahren entwickelt Microsoft Office 365 (O365) Groups. Mittlerweile steht die Funktion den meisten O365-Abonnenten zur Verfügung, die die neuesten Verbesserungen schätzen. Wir werfen einen Blick auf die aktuelle Funktionalität und die Integration in O365 bzw. SharePoint Online.

Was sind Office 365 Groups?

Office 365 Groups nutzt unterschiedliche Technologien, um die häufig benötigten Tools für die Zusammenarbeit in Team bereitzustellen. Gruppen können öffentlich oder privat erstellt werden. Seit neuestem lässt sich diese Einstellung auch nachträglich ändern. Folgende Funktionen stehen in O365 Groups aktuell zur Verfügung:

 

Unterhaltungen:

Im Posteingang werden die Gruppenunterhaltungen angezeigt. Im Hintergrund wird Exchange Online verwendet. Nutzer können an Gruppenunterhaltungen über den Browser, Outlook 2016 oder einfach per E-Mail teilnehmen. Einzelne Beiträge einer Unterhaltung können auch durch „Gefällt mir“ markiert werden.


Abbildung 1: Gruppen Konversation inline Antwort in Outlook 2016

Kalender:

Der O365 Groups-Kalender steht allen Gruppenmitgliedern zur Verfügung und wird ebenfalls durch Exchange Online bereitgestellt.

Dateien:

Hinter dem Punkt Dateien verbirgt sich ein zusätzliches OneDrive for Business Verzeichnis, das für die Ablage von Gruppendateien verwendet werden kann. Es wird im OneDrive der Gruppenmitglieder unter „Gruppen“ angezeigt:


Abbildung 2: Gruppen OneDrive

OneNote Notizbuch:

Wie der Name schon sagt, steht hier den Gruppenmitgliedern ein gemeinsames OneNote Notizbuch zur Verfügung.

Connectors:

Über die Connectors-Funktion können andere Webdienste in die O365 Group integriert werden. Beispielsweise RSS Feeds oder andere webbasierte Tools wie Twitter oder Wunderlist. Je nach Tool erscheinen Updates dann im Posteingang der Gruppe.

Abbildung 3: Office 365 Groups Connectors

Grundsätzlich können all diese Funktionen über Outlook Webaccess erreicht werden. Mit Outlook 2016 besteht auch die Möglichkeit, Gruppenunterhaltungen in Outlook einzubinden. Gleiches gilt für den Gruppenkalender. Für das Arbeiten mit dem Gruppen OneDrive und dem OneNote Notizbuch sind Nutzer entweder auf den Browser angewiesen oder natürlich auf den OneNote Client für das  Notizbuch.

Vor- und Nachteile im Vergleich zu SharePoint Team Sites

Ein großer Vorteil gegenüber SharePoint Team Sites, zumindest in Verbindung mit Outlook 2016, ist die Integration in die gewohnte Arbeitsumgebung von Outlook. Die Einrichtung einer neuen Gruppe mit allen beschriebenen Funktionen ist ebenfalls schnell erledigt. Die detaillierte Konfiguration einer Gruppe hinsichtlich Governance, also Berechtigungen, erlaubte Gruppennamen etc. erfolgt über Azure Active Directory und Exchange Policies.
Das macht es für einen Exchange Administrator einfach, auch die neuen O365 Gruppen zu administrieren, für SharePoint Administratoren oder SharePoint affine Poweruser wird es so allerdings aufwändiger bzw. weniger transparent.
Zudem existiert bisher keine Schnittstelle zu Workflow Tools, wie der SharePoint Workflow Funktionalität oder Nintex Workflow. Es können aktuell keine O365 Groups im Verlauf eines Workflows angelegt werden.

Fazit

Wer schnell ein Tool benötigt, damit Anwender die Team-Zusammenarbeit, in gewohnter Outlook Umgebung, optimieren können, ist mit O365 sicherlich gut versorgt. Wer aber genaue Anforderungen an die Tools für die Zusammenarbeit hat, also beispielsweise Metadaten für Dokumente oder weitere Bibliotheken und Listen, stößt hier schnell an die Grenzen von O365 Groups.
Wie bei allen reinen O365-Anwendungen muss auch berücksichtigt werden, dass On-Premises-Anwender zunächst außen vor sind. Im Moment ist noch deutlich zu merken, dass die einzelnen Funktionen aus Groups der unterschiedlichen Anwendungen kommen, also Exchange und SharePoint Online. Wir dürfen gespannt sein, wie sich die Integration weiterentwickelt und ob sich Groups für Anpassungen, gerade im SharePoint Teil, öffnet. Wie O365 Groups Aufgaben mit Hilfe des integrierten Planers verwaltet werden, stellen wir demnächst vor.

 

Wenn Sie Fragen zu Office 365 Groups haben, kontaktieren Sie unsere Experten!


Fon: +49 201 959857 0

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